Benefícios do e-Mail para empresas

Vantagens e desvantagens de usar o e-mail para empresas

O e-mail é um importante método de comunicação empresarial que é rápido, barato, acessível, rastreável e facilmente replicado. O uso de e-mail pode beneficiar muito as empresas, pois fornece maneiras eficientes e eficazes de transmitir todos os tipos de dados digitais.

Vantagens de usar o e-mail

O e-mail pode aumentar a eficiência, a produtividade e a prontidão para os negócios. Usar o e-mail nos negócios é:

• Barato – o envio de e-mail custa o mesmo, independentemente da distância e do número de pessoas para quem você o envia
• Rápido – um e-mail deve chegar ao seu destinatário em minutos, ou no máximo dentro de algumas horas
• Conveniente – sua mensagem será armazenada até que o destinatário esteja pronto para lê-la, e você pode facilmente enviar a mesma mensagem para um grande número de pessoas
• Permanente – você pode manter um registro de mensagens e respostas, incluindo detalhes de quando uma mensagem foi recebida
• Rastreável – você consegue determinar a fonte do e-mail para manter a segurança das suas informações

Uma das principais vantagens do e-mail é que você pode enviar de forma rápida e fácil arquivos digitais, como documentos de texto, fotos e planilhas para vários contatos simultaneamente, anexando o arquivo a um e-mail. Verifique com seu provedor de serviços de e-mail se há um limite para o tamanho dos anexos de e-mail que você pode enviar. Algumas empresas também podem limitar o tipo e o tamanho dos anexos que estão dispostos a receber.

Você pode aumentar ainda mais sua eficiência configurando seu software de e-mail para:

• Criar automaticamente entradas na sua caixa de e-mail para cada mensagem que enviar ou receber
• Responder a e-mails recebidos automaticamente, por exemplo, para confirmar o recebimento de um pedido, ou para que as pessoas saibam que você está de licença ou fora do escritório

Desvantagens de usar o e-mail

Apesar dos benefícios, o e-mail pode representar certos riscos que valem a pena estar cientes, como:

• Spam
• Vírus
• Problemas de armazenamento de dados
• Questões de proteção de dados

E-mails não solicitados podem facilmente sobrecarregar seu sistema de e-mail, a menos que seu provedor de e-mail forneça proteção por meio de um AntiSpam e Antivírus. Os vírus podem se espalhar por meio de anexos ou links de e-mail, e outros problemas de segurança na Internet e no e-mail podem surgir, especialmente se você estiver usando a nuvem ou o acesso remoto. O espaço de armazenamento digital também pode se tornar um problema, particularmente quando e-mails com anexos grandes são amplamente distribuídos.

A natureza menos formal do e-mail pode levar a comentários descuidados ou mesmo difamatórios sendo feitos, o que pode prejudicar seus negócios. Igualmente arriscado é o envio de e-mails por engano, onde um e-mail pode ir para a pessoa errada acidentalmente, potencialmente vazando dados confidenciais e informações comerciais sensíveis.

Para minimizar esses riscos, você deve criar e implementar uma política de uso aceitável de e-mail e Internet para sua empresa e tomar medidas para minimizar a probabilidade de violação e roubo de dados comerciais.

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