# Antes de investir em TI, entenda o que sua empresa precisa
Quem tem empresa sabe como acontece. Alguém reclama que o computador está lento, outro diz que a internet não funciona direito, um fornecedor oferece um sistema novo. Quando você percebe, tem três propostas na mesa e pouca clareza sobre qual delas merece o seu dinheiro.
A vontade é resolver logo. Você tem clientes para atender, funcionários para orientar e contas para pagar. Tecnologia deveria ajudar nessa rotina.
Mas, antes de aprovar a próxima compra, eu sugiro uma pausa: você sabe o que precisa melhorar na sua empresa e por que esse investimento vai ajudar?
Essa resposta faz diferença no caixa.
Comece pelo que está atrapalhando o trabalho
Quando converso com um empresário sobre TI, quero entender como a empresa funciona. Quem depende de qual sistema, onde o trabalho costuma travar e o que acontece quando alguma coisa para.
Imagine uma equipe comercial que demora para enviar propostas. Pode haver computadores antigos envolvidos, mas também pode existir um processo cheio de etapas manuais, arquivos difíceis de encontrar ou informações que precisam ser digitadas mais de uma vez.
Trocar as máquinas pode melhorar uma parte do trabalho e deixar o principal problema exatamente onde estava.
Por isso, ouvir quem usa a tecnologia todos os dias é tão necessário. O funcionário consegue mostrar onde perde tempo. O responsável pela TI precisa investigar a causa. E o empresário precisa saber o impacto daquilo na operação.
É dessa conversa que deveria sair a decisão de investir.
O que incomoda mais nem sempre deve vir primeiro
Um computador lento chama atenção todos os dias. Uma cópia de segurança que nunca foi testada pode passar meses sem provocar nenhuma reclamação.
Na hora de definir prioridades, precisamos olhar para os dois.
- Quanto tempo a empresa perde com aquela lentidão?
- Há como corrigir sem substituir o equipamento?
- Se os dados do financeiro ficarem indisponíveis, como o trabalho continua?
São perguntas que ajudam a colocar cada necessidade no seu devido lugar.
Você não precisa conhecer os detalhes técnicos para participar dessa decisão. Mas precisa receber uma explicação que faça sentido:
- Qual é o problema?
- O que pode acontecer se ele continuar?
- Quais são as alternativas?
- Quanto custa cada caminho?
Uma proposta que só apresenta equipamentos e valores deixa uma parte importante da decisão nas suas mãos, sem dar as informações necessárias para você decidir.
Entenda o que já está pagando
Antes de acrescentar uma despesa, vale conferir o que a empresa já tem.
- Quais serviços estão contratados?
- Quem usa cada licença?
- Os equipamentos atuais ainda atendem?
- Há ferramentas com funções parecidas?
- As contas e os acessos estão sob controle da empresa?
Esse levantamento ajuda a identificar o que pode ser aproveitado, ajustado ou encerrado.
Às vezes, a empresa precisa de um investimento novo. Em outras situações, precisa organizar melhor o que já comprou. Sem olhar o ambiente, qualquer uma dessas conclusões seria um palpite.
E palpite é uma base ruim para comprometer o orçamento.
Você pode começar com uma etapa bem definida
Nem toda melhoria exige um projeto grande logo de início.
É possível começar avaliando o ambiente, registrando os problemas e definindo uma primeira etapa que caiba no orçamento. O cuidado é fazer essa etapa resolver uma necessidade real e ter um resultado que possa ser conferido.
Se a prioridade é melhorar a rede, por exemplo, precisamos saber onde ela falha e verificar o funcionamento depois da mudança. Se é organizar os acessos, precisamos definir quem pode acessar o quê e como isso será mantido quando alguém entrar ou sair da equipe.
Conforme as ações avançam, fica mais fácil planejar as próximas.
Eu prefiro construir essa evolução com o empresário, mostrando o motivo de cada decisão. Isso dá espaço para ajustar o ritmo dos investimentos à realidade da empresa.
Depois da entrega, alguém precisa acompanhar
Também vale perguntar quem vai cuidar do que foi implantado.
- Equipamentos precisam de manutenção.
- Contas precisam ser revisadas.
- Backups precisam ser acompanhados e testados.
A equipe muda, a empresa cresce e surgem novas necessidades. Se ninguém assume essa rotina, a melhoria pode perder resultado com o tempo.
É nesse acompanhamento que vejo uma parte importante do meu trabalho: ajudar o dono a entender o que está acontecendo, o que merece atenção agora e o que pode ser planejado para depois.
Você continua decidindo sobre o seu negócio, com informações melhores para fazer isso.
Antes da próxima proposta, traga a sua necessidade
Se você está pensando em investir em TI, comece pelo que deseja resolver.
Conte onde sua equipe está perdendo tempo, o que tem causado preocupação e o que pretende mudar na empresa. A partir daí, podemos avaliar o ambiente e definir um caminho.
Meu trabalho na Pccom Pro começa por entender essa realidade. Assim, conseguimos conversar sobre prioridades e investimentos com um motivo claro para cada escolha.
Quer entender por onde começar na sua empresa? Conte sua necessidade para a Pccom Pro.
Paulo Soares (PC) Empresário e fundador da Pccom Pro. Desde 1999, trabalho ao lado de empresários para organizar a TI e ajudar nas decisões sobre tecnologia.
